CHARTE DES MEMBRES COSTUMÉS
de La 59ème Légion

Révisée Janvier 2024

1) Candidat/Éligibilité

Les conditions pour devenir membre de La 59ème Légion Star Wars Hauts de France sont :

Avoir un costume de l’univers Star Wars validé par les membres de La 59ème Légion. Voir le chapitre « 2) Validation du costume »
Être majeur (ou mineur accompagné d’un représentant légal = Accompagnant).
– L’accompagnant d’un membre costumé peut devenir membre de l’association.
Avoir participé à au moins à un événement avec La 59ème Légion (intégrant a minima le trooping[1], et si possible l’installation, le montage/démontage ou le rangement du stand).
Autoriser la publication des photographies ou des vidéos le représentant en costume ou en civil sur le stand de La 59ème Légion, sans limite de durée.

Le candidat devra connaître à minima l’univers officiel STAR WARS (les films). Tout plus est bienvenu (Univers étendu, Légends, etc.). Il devra résider de préférence dans la région Hauts-de-France, simplement pour des facilités logistiques.

[1] Trooping : Être présent en costume sur le stand, pour des photos avec le public.

Être membre

Un membre a des droits :
– Tout membre dispose d’un accès facilité aux événements/salons/manifestations où La 59ème Légion est présente (entrée gratuite ou à prix réduit, possibilité de se changer sur le stand, restauration…)
– Tout membre costumé dispose du droit de vote lors des délibérations de l’association. Tout membre absent peut donner procuration à un et un seul autre membre.
– Lors des votes, un membre ne peut recevoir qu’une seule et unique procuration de vote d’un autre membre pour les délibérations de l’association.
– Un membre costumé disposera d’un accès réservé aux réseaux sociaux de l’association (facebook, groupe de discussion privé, visioconférence, etc.)
– Un membre costumé est propriétaire de son costume. S’il souhaite le porter en dehors des événements officiels, il peut le faire à la condition de ne pas porter atteinte aux valeurs de l’association.
– Chaque membre peut proposer la participation de La 59ème Légion à un événement, demander une réorganisation ou une évolution dans l’association.

Un membre a des devoirs :
– Chaque membre devra tenir sa fiche de renseignement à jour (voir annexe) et informer le secrétaire en cas de modification.
– Tout membre (costumé ou accompagnant) devra s’acquitter du montant de sa cotisation d’adhésion annuelle. Ceci afin d’obtenir les droits de membre de l’association.
– Chaque membre devra se tenir informé des activités de l’association et signaler sa disponibilité lors des événements programmés de l’association.
– Dans la mesure de ses disponibilités, un membre doit participer à un événement au moins dans l’année.
– La participation à la logistique d’un événement est souhaitée (chargement des véhicules, montage et démontage du stand, rangement ou stockage).
– Un membre devra être attentif à l’image qu’il donne de l’association La 59ème Légion.

  • Sur le stand, la consommation d’alcool est interdite. De même, il est interdit de fumer à la vue du public. Les signes extérieurs d’appartenance politique, religieuse, sexuelle ou idéologique sont eux aussi interdits lors des événements. Il faut rester poli, ne pas se moquer du public, ne pas refuser une photo avec le public (sauf si celle-ci va à l’encontre des règles de sécurité ou de la bienséance).
  • Sur les réseaux sociaux, dès lors que vous vous exprimez sous les couleurs de l’association La 59ème Légion, vous engagez sa respectabilité. Dès lors, les propos malaisants sont interdits et pourront faire l’objet de sanctions. A titre d’exemple, sans que cela soit limitatif, l’association s’autorise à exclure un membre qui serait jugé coupable dans une affaire de mœurs, de drogue…

– Lors des événements, si le membre n’est pas en costume sur le stand, il est souhaitable qu’il porte une tenue permettant de l’identifier comme appartenant à La 59ème Légion (patchs, polos, veste, casquette, sweats), pour être reconnu en cas de besoin (renseigner le public, surveiller le stand…).
– Chaque membre de l’association cède à celle-ci son droit à l’image, sans limite de temps, concernant son activité au sein de l’association.
Un membre pourra se voir exclu de l’association s’il abuse de ses droits ou s’il ne remplit pas ses devoirs, par vote lors d’une Assemblée Générale Extraordinaire.

2) Validation du costume

Le candidat à la validation devra se présenter en tenue (lors d’une manifestation/salon/événement ou une réunion), et son costume sera examiné par les membres présents. Après discussion interne et délibération, tous les membres actifs voteront.
La possibilité de présenter un dossier photo* du costume est possible, mais ne se substituera pas à une présentation réelle. Il s’agira de photos de face, droite, gauche et de dos, vue en pied, avec et sans cape/bure. Des photos des accessoires caractéristiques du personnage seront aussi nécessaires. Toute décision de non validation sera explicitée et des pistes d’amélioration du costume seront indiquées.
– Le costume doit faire partie de l’univers Star Wars, ou s’en inspirer fortement s’il s’agit d’une création originale (OC). Le costume doit être le plus ressemblant possible à celui du personnage incarné, surtout si le personnage fait partie des héros de la saga Star Wars (présents dans les films, jeux-vidéos, BD, romans).
– Le costume doit être de bonne qualité, si possible professionnelle.
– Le costume devra être validé par les 3/4 des membres inscrits à jour de leur cotisation.
– Une fois validé, un costume pourra éventuellement être amélioré.
Sans discrimination aucune, le futur candidat devra être conscient de ses limites. Par exemple, une personne de 1m60 ne sera pas acceptée pour incarner un Dark Vador (>2m). Inversement, une personne de 1m90 ne sera pas acceptée pour incarner un Jawa, un Ugnauht ou Yoda…
(l’objectif de cette mesure est de garantir un niveau minimum de crédibilité dans la représentation du personnage).

3) Fonctionnement interne

Le fonctionnement de l’association La 59ème Légion est celui d’une association Loi 1901. Ses statuts sont disponibles à la demande. Hormis une décision émanant de Lucasfilm/Disney, un vote de 75% des membres à jour de leur cotisation peut outrepasser chaque point de cette
charte.

A) La cotisation d’adhésion
La cotisation annuelle est fixée lors de l’AG de l’association.
Le montant de l’année n+1 y est décidé.

B) La communication
Chaque membre est tenu de remplir une fiche d’information personnelle, de manière à pouvoir être contacté (nom, prénom, pseudo, courriel, adresse, téléphone, réseaux sociaux…).
La communication entre les membres pourra se faire via le réseau social Facebook, l’application Messenger, par messagerie ou courriel, et enfin par téléphone/sms. La possibilité de recourir à la visioconférence est aussi possible.

C) Les événements
Pour chaque événement, salon, manifestation, un coordinateur est désigné par le Président. Il s’agira d’un membre volontaire. C’est lui qui gérera l’événement. Il devra en détailler l’organisation. Les autres membres suivront ses consignes, indépendamment du poste occupé au sein de l’association.
Les messages du coordinateur et uniquement ceux-ci feront foi sur l’organisation de l’événement.
Un événement ne pourra avoir lieu avec l’association que si un nombre minimum de membres s’engage à y participer. Une fois l’événement validé, les membres qui se sont désignés présents doivent tenir leur engagement (sauf cas de force majeure).
Seuls les membres de l’association sont autorisés à entrer dans le vestiaire lors de l’événement.
D’éventuelles dérogations peuvent être accoprdées. Dans ce cas, la/les personne(s) concernées deviennent responsables des éventuelles conséquences liées à l’utilisation du vestiaire (qui casse paie).
Certains événements commerciaux ou officiels nécessitent une validation/autorisation de Lucasfilm/Disney. Pour ces événements, un casting sera réalisé. La 59ème Légion se conformera aux directives de Lucasfilm/Disney.

D) Assemblée Générale
– A lieu une fois par an.
– Les membres doivent être à jour de leur cotisation avant le début de l’Assemblée générale.
– Les 2/3 des membres à jour de leur cotisation doivent être présents.
– En cas d’absence, une procuration devra être faite.
– La charte sera revalidée (par vote)
– Le planning des principaux événements sera présenté.

E) Réunion(s) et Assemblée Générale Extraordinaire :
– À la demande ou selon nécessité.

F) Récapitulatif des responsabilités
Les membres du bureau (Président, Vice-président, Secrétaire, Trésorier) ne doivent pas faire partie du bureau d’une autre association costumée Star Wars
Président : Il représente l’association d’un point de vue légal. Il est élu lors de l’AG pour 1 an. Il gère une partie des relations publiques, il négocie et finalise les demandes d’événements.
Vice-Président : Il supplée le président en cas d’indisponibilité de celui-ci.
Trésorier : Il gère les comptes de l’association d’un point de vue légal. Il est élu lors de l’AG pour 1 an. Il tient les comptes et les justificatifs pour les bilans.
Secrétaire : Il est élu lors de l’AG pour 1 an. Il gère les correspondances physiques et les courriels de la messagerie. Il fait le cas échéant le lien avec Lucasfilm/Disney et s’assurera que l’association dispose des droits de faire les événements et animation dans les règles en vigueur
autour de la licence.
Coordinateur : Responsable de l’organisation d’un événement : gère les membres, les décors à prendre, leur disposition sur le stand, qui fait quoi, les horaires de départ et les rendez-vous, les véhicules, les chauffeurs, le possible covoiturage…
Webmestre : responsable du site internet, mise à jour des outils, résolution technique…
Responsable Facebook/Instagram : responsable des médias sociaux.
Membre : chaque personne citée ci-dessus est obligatoirement un membre de l’association, voir
le chapitre « 1) Candidat/Éligibilité ». Un membre de l’association possède un costume qu’il revêt
lors des manifestations, afin de faire acte de présence sur le stand. Un membre peut avoir plusieurs
costumes.

Les fonctions de Président, Vice-Président et Trésorier ne peuvent pas être cumulées, pour tout ou une partie, par un même membre de l’association.
Rappel : les membres du bureau (Président, Vice-président, Secrétaire, Trésorier) ne doivent pas faire partie du bureau d’une autre association costumée Star Wars.