Charte

 

CHARTE DE LA 59ème Légion (Révision Février  2017)

Les membres

Les conditions pour postuler comme membre de la 59ème:
– Le candidat doit être majeur. S’ il est mineur, Il devra être accompagné d’un parrain officiel, qui pourra lui-même déléguer en cas d’absence.
– Le candidat doit avoir un costume validé 59ème Légion. (cf. Paragraphe dédié)
– Le candidat devra au moins avoir participé à 1 événement complet avec la 59eme Légion (intégrant le montage et rangement du stand).
– Le candidat devra connaître STAR WARS et son univers officiel (du moins les 9 Episodes et 3 Spin off cinéma). Un plus est bienvenu (Univers étendu (LEGENDS), Etc.).
– Le candidat devra avoir une réelle passion pour STAR WARS et l’envie d’aider les autres à vivre la magie de cette merveilleuse saga.
– Le candidat devra se présenter lors d’une réunion avec les membres qui après délibération voteront pour son admission.
– Le candidat devra résider dans la région Nord-Pas-De-Calais Picardie

Chaque Candidat devra être conscient qu’être membre est un engagement.
L’Assemblée Générale peut exclure un membre s’il ne remplit pas ses devoirs (par vote).

Un membre a des droits:
– Participation facilitée aux événements (entrée gratuite (ou à prix réduit), possibilité de se changer sur le stand, repas…)
– Tout membre participera au vote. Un absent donnera procuration à un autre membre.
– Chaque membre peut faire une proposition (événement, réorganisation, évolution, …).
– Tout membre aura une boite mail 59ème Légion s’il le désire, il n’y a pas d obligation.
– Un membre pourra accéder au merchandising à ses frais et devra porter les couleurs de la 59eme lors des événements lorsqu’il n’est pas en costume.
– Un membre aura accès aux forums privés.
– Un membre reste propriétaire de son costume. S’il souhaite le porter en dehors des événements officiels, il le pourra le faire à l’unique condition de retirer et de cacher toute appartenance au club.

Un membre a des devoirs:
– Participation minimum et obligatoire à la logistique: chargement des camions, montage et démontage du stand, stockage du stand, …
– Si le membre fait partie d’une autre association et que cette association est présente lors d’un événement 59ème, il devra choisir lors de la préparation de l’événement avec quelle association il y participera. Soit dans le cadre de la 59eme, où il fera l’intégralité de l’événement. Soit dans le cadre de l’autre association mais dans ce cas il ne sera pas sur le stand de la 59eme et n’aura aucune facilité de la 59ème.
– Chaque membre devra signaler pour chaque événement sa présence ou son absence à l’Event Manager.
– Un membre a un costume validé 59ème Légion.
– Un membre devra faire attention à son image. Toujours rester poli, Interdiction de se moquer du public, interdiction de refuser une photo avec le public (sauf si elles vont à l’encontre des autres devoirs où si elles sont choquantes ou avilissantes.), interdiction de consommer substances illicites, interdiction de consommer de l’alcool / cigarette à la vue du public, interdiction de montrer toute appartenance politique, religieuse, sexuelle, idéologique lors des événements et sur les réseaux sociaux.
– Un membre devra s’acquitter d’une cotisation de 25 euro l’année.
– Un membre devra passer une fois par semaine sur les forums privés (voir une fois par jour la semaine précédente à un événement s’il y participe pour suivre les consignes de l’Event Manager) ou au minimum se mettre en contact avec l’Event Manager pour se tenir au courant.
– Un membre devra s’afficher comme appartenant à la 59ème Légion lors des événements (Patchs, polos, veste, casquettes, sweats, …) lorsqu’il n’est pas en costume.
– Chaque membre devra donner ses coordonnées: adresse, téléphone et email (sur le forum privé).

Validation d’un costume

Il y a 2 niveau de validation:
– la validation 59eme
– la validation LucasFilm

La validation 59eme Légion:
– Le costume doit obligatoirement faire partie de l’univers officiel: 12 films… Le costume principal doit être tiré d’un des « neufs » films et spin of, un costume Rebels ou Clone Wars sera un costume secondaire.
– Le costume doit être le plus proche possible du personnage incarné
– Le costume doit être de qualité professionnelle
– Le costume devra être amélioré tant qu’il peut l’être
– Le costume devra être présenté et validé par l’assemblée des membres
– Sans discrimination aucune, le candidat au costume devra être conscient de son physique. Par exemple: une personne de 1m60 ne pourra pas faire un Darth Vador. Une personne d’un 1m90 ne pourra faire un Jawa…

Validation Lucasfilm:
– la validation se fait directement auprès de Lucasfilm après avoir complété un dossier de validation pour chaque événement le nécessitant.

Fonctionnement interne:
Hormis les décisions Lucasfilm, un vote de l’ensemble des membres peut outrepasser chaque point de la charte.

Les membres:
La cotisation est fixée à 25€/an

Les événements:
Pour chaque évent, il sera désigné un Event manager. Il s’agira d’un membre volontaire.
C’est lui qui gérera l’événement. Il devra faire détailler l’organisation sur le forum. Les autres membres suivront ses consignes sur le forum. Ses posts et uniquement ses posts feront foi sur l’organisation.
Un événement ne pourra avoir lieu avec l’association que si un nombre minimum de membres s’engage à y participer. Une fois l’événement validé, les membres qui se sont désignés présents doivent tenir leur engagement car l’image de l’association sera en jeu. (Sauf événements majeurs, …)

Certains événements commerciaux ou officiels nécessitent une validation Lucasfilm. Pour ces événements, un casting sera opéré directement par LucasFilm. La 59eme Legion se conformera aux directives de Lucasfilm.

L’assemblée Générale / Assemblée extraordinaire
– A lieu une fois par an.
– Tous les membres doivent être présents.
– En cas d’absence une procuration devra être faite.
– Elle commencera par l’élection du bureau
– La charte sera revalidée (par vote)
– Le Budget annuel sera présenté (avec prévisionnel)
– Le planning des principaux événements sera présenté.
– Les membres y paieront leur cotisation.

Réunions:
– A lieu tous les 3 mois environ.
– Tous les membres sont invités.
– En cas d’absence une procuration devra être faite.
– Le Budget sera présenté
– Le planning des principaux événements sera présenté.

Récapitulatif des responsabilités:
Les membres du bureau (Président, Vice Président, Secrétaire, Trésorier) ne doivent pas faire parti d’une autre association costumée Star Wars

– Président: il sera vu comme le président de l’association d’un point de vue Légal. Il est élu lors de l’AG pour 1an.
– Vice-Président: soutien le président dans l’organisation quotidienne. Il remplace le président quand celui-ci est indisponible. Il est élu lors de l’AG pour 1an.
– Trésorier: il sera vu comme le trésorier de l’association d’un point de vue Légal. Il est élu lors de l’AG pour 1an.
– Secrétaire: il sera vu comme le secrétaire de l’association d’un point de vue Légal. Il est élu lors de l’AG pour 1an. Il gère la correspondance avec Lucasfilm et s’assura que l’association dipose des droits de faire les évenements et animation dans les règles en vigueur autour de la licence.
– Event manager: Responsable de l’organisation d’un événement: gère les membres, les décors à prendre, leurs dispositions sur le stand, qui fait quoi. les rendez vous, les camions, les chauffeurs, …
– Webmaster: responsable de l’entretien du site, mise à jour des outils, résolution technique, des inscriptions sur le forum…
– Responsable Facebook: responsable de la page Facebook.
– Membre: (voir chapitre dédié)

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